Canon Take Back Service

Kundenhandbuch

Dieses Handbuch beschreibt die Nutzung des Canon Take Back Service Kundenportals: Registrierung, Verwaltung von Standorten, Anforderungen an die Datenqualität, Erfassung von Aufträgen sowie den Umgang mit Auftragsstatus und typischen Fragen.

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Schnellstart

Im TBS-Portal registrieren und E-Mail-Adresse bestätigen.
Auf die Standortzuordnung durch das TBS-Serviceteam warten.
Standort öffnen und Stammdaten auf Vollständigkeit prüfen.
Über „Neuer Auftrag“ Standort, Gebinde, Aktion und Menge wählen und Auftrag absenden.
Vorgangsnummer notieren und Auftrag in „Offene Aufträge“ verfolgen.

1. Registrierung und Anmeldung

Die Registrierung erfolgt über das bestehende TBS-Portal. Anschließend meldet man sich mit E-Mail und Passwort an.

Angaben bei der Benutzerregistrierung

NamePflicht
E-MailPflicht
TelefonnummerPflicht
PasswortPflicht
Team / Spitznameoptional

Nach der Registrierung muss die E-Mail-Adresse bestätigt werden. Erst danach ist die Anmeldung möglich. Der TBS-Login ist ausschließlich für TBS-Kunden; Mitarbeiterzugänge werden dort abgewiesen.

Die Zuordnung zu einem Standort erfolgt nach Freigabe beziehungsweise Zuordnung durch das TBS-Serviceteam.

2. Dashboard

Aktiv verfügbar

• Standorte & Adressen
• Neuer Auftrag
• Offene Aufträge
• Historie

In Vorbereitung

• Dokumente
• Supportbereich im Portal

3. Standorte

Kunden können neue Liefer- und Abholstandorte anlegen. Jeder neue Standort erhält automatisch eine Lagernummer.

Pflichtangaben bei der Standortanlage

Firma
Straße
Hausnummer
PLZ
Ort
Ansprechpartner
E-Mail
Telefon
Seriennummer eines Canon-Geräts

Befinden sich mehrere Canon-Geräte an einem Standort, genügt die Seriennummer eines Geräts.

Logistikangaben (empfohlen)

Möglichst vollständig pflegen, um die Abwicklung zu erleichtern:

Öffnungszeiten
Anlieferhinweise
Abholhinweise
Hebebühne
Stapler

Ein Standort kann aus der persönlichen Übersicht entfernt werden. Bestehende Aufträge bleiben davon unberührt.

4. Standortstatus

Der Standortstatus beschreibt die Freigabe eines Standorts durch das TBS-Team.

Ungeprüft: Der Standort wurde neu angelegt und ist noch nicht abschließend freigegeben. Mit einem ungeprüften Standort kann genau ein erster Auftrag angelegt werden. Für die unbegrenzte Nutzung ist die Freigabe durch das TBS-Team erforderlich.
In Prüfung: Der Standort wird durch das TBS-Team geprüft.
Genehmigt: Der Standort ist freigegeben und kann regulär genutzt werden, sofern die Datenqualität vollständig ist.
Abgelehnt: Der Standort ist nicht für neue Aufträge freigegeben und wird in der Standortauswahl der Auftragserfassung nicht angeboten. Für die Klärung ist das TBS-Serviceteam zuständig.
Gesperrt: Der Standort ist aktuell für neue Aufträge gesperrt und wird in der Standortauswahl der Auftragserfassung nicht angeboten. Die Sperre kann nur durch das TBS-Serviceteam geklärt werden. Bereits eingereichte Aufträge werden durch das Ausblenden des Standorts nicht automatisch aus der Historie entfernt; zum weiteren Ablauf eines bestehenden Auftrags ist dessen Auftragsstatus maßgeblich.

5. Datenqualität

Die Datenqualität ist unabhängig vom Standortstatus und bewertet ausschließlich die Vollständigkeit der Stammdaten. Standortstatus und Datenqualität sind zwei getrennte Prüfungen.

Vollständig: Alle Pflichtangaben sind gepflegt. Nur bei dieser Datenqualität kann ein neuer Auftrag für den Standort abgesendet werden.
Zu prüfen: Die Stammdaten des Standorts müssen geöffnet und geprüft werden. Ein neuer Auftrag ist erst nach Erreichen der Datenqualität „Vollständig“ möglich.
Unvollständig: Es fehlen Pflichtangaben. Die Stammdaten des Standorts müssen ergänzt werden, bevor ein neuer Auftrag abgesendet werden kann.

Nur bei Datenqualität „Vollständig“ kann ein neuer Auftrag für den Standort abgesendet werden. Bei „Zu prüfen“ oder „Unvollständig“ müssen die Stammdaten des Standorts geöffnet und ergänzt beziehungsweise korrigiert werden.

6. Auftrag erfassen

Standort auswählen.
Gebinde auswählen.
Aktion auswählen.
Menge festlegen.
Erforderliche Zusatzbestätigungen beantworten.
Position hinzufügen; mehrere Positionen pro Auftrag sind möglich.
Wunschtermin angeben.
Kontakt- und Lieferdaten prüfen.
Optional auftragsspezifische abweichende Logistikdaten eintragen.
Auftrag absenden und Vorgangsnummer notieren.

Kontakt- und Lieferdaten

• Standardmäßig werden die Stammdaten des Standorts übernommen.
• Wird die Übernahme deaktiviert, gelten die eingegebenen Abweichungen ausschließlich für den aktuellen Auftrag.
• Die Standortstammdaten werden dadurch nicht verändert.
• Bei abweichenden Daten sind insbesondere maximale Fahrzeugklasse sowie Abhol- und Lieferzeitfenster Pflicht. Eine optional angegebene E-Mail muss formal gültig sein.

7. Gebinde und Aktionen

Aktionsarten

Lieferung: Neue beziehungsweise leere Behälter werden an den Standort geliefert.
Abholung: Vorhandene Behälter werden abgeholt.
Tausch: Volle Behälter werden gegen leere Behälter getauscht.
Abholung PRO: Ausschließlich bei der TBS Collect Box. Für schwer oder nicht zugängliche Standorte, bei denen eine reguläre Paketabholung nicht geeignet ist.

Zulässige Kombinationen

Produkt	Zulässige Aktionen
TBS Collect Box	Lieferung, Abholung, Abholung PRO, Tausch
TBS Collect Pallet	Lieferung, Abholung, Tausch
TBS Tonne	Lieferung, Abholung, Tausch
TBS Collect Station	Lieferung, Abholung, Tausch

8. Besondere Pflichtbestätigungen

Collect Station + Lieferung

Die Außenaufstellung muss bestätigt werden. Für Innenbereiche soll die Collect Pallet verwendet werden.

TBS Tonne + Lieferung

Die Eignung der Anliefer- und Abholsituation muss bestätigt werden. Geeignet sind etwa Ladezonen, Anlieferbereiche, Betriebshöfe oder vergleichbare Zufahrten. Für schwer zugängliche Innenstadt- oder Fußgängerzonen ohne geeigneten Anlieferbereich ist die Tonne nicht vorgesehen. Bei ungeeigneter Logistiksituation können bereits entstandene Transport- und Anfahrtskosten weiterbelastet werden.

Collect Pallet + Abholung oder Tausch

Es muss angegeben werden, ob eine Tauschpalette benötigt wird. Bei Ja ist zwischen Einwegpalette und Europalette zu wählen.

9. Zulässige Materialien

Der Take Back Service ist ausschließlich für freigegebene Original-Canon-Verbrauchsmaterialien vorgesehen.

Original Canon Tonerkartuschen
Original Canon Tintenpatronen
Resttonerbehälter
Trommeln und weitere freigegebene Verbrauchsmaterialien

Fremdmüll und nicht zugelassene Materialien dürfen nicht eingefüllt werden und können Zusatzkosten verursachen.

10. Auftragsstatus

Nur „Auftrag eingereicht“ und „In Prüfung“ sind für Kunden bearbeitbar und stornierbar. Ab „Bestätigt“ zeigt die Detailseite den Hinweis „Schreibgeschützt“. Vorgangsnummer, Standort, Positionen, Kontakt und Wünsche sowie die Statushistorie bleiben in der Detailseite sichtbar.

#	Status	Bedeutung	Bearbeitbar
1	Auftrag eingereicht	Auftrag wurde an das System übermittelt. Kunde kann den Auftrag noch bearbeiten und stornieren.	Ja
2	In Prüfung	Auftrag wird geprüft. Kunde kann den Auftrag noch bearbeiten und stornieren.	Ja
3	Bestätigt	Auftrag wurde bestätigt. Auftrag ist im Kundenportal schreibgeschützt.	Nein
4	Disponiert	Auftrag befindet sich in der Transportplanung. Auftrag ist schreibgeschützt.	Nein
5	Tour geplant	Auftrag wurde einer geplanten Tour zugeordnet. Auftrag ist schreibgeschützt.	Nein
6	Unterwegs	Die operative Durchführung läuft. Auftrag ist schreibgeschützt.	Nein
7	Teilweise erledigt	Der Vorgang ist noch nicht vollständig abgeschlossen. Auftrag ist schreibgeschützt.	Nein
8	Abgeschlossen	Vorgang ist beendet und erscheint in der Historie.	Nein
9	Storniert	Auftrag wurde storniert und erscheint in der Historie.	Nein

11. Fehler und Hilfe

Keine Standorte sichtbar

Registrierung und E-Mail-Bestätigung prüfen und sicherstellen, dass eine Standortzuordnung erfolgt ist. Bei weiterhin fehlender Zuordnung das TBS-Serviceteam kontaktieren.

Standort bei neuem Auftrag nicht auswählbar

Der Standort kann abgelehnt, gesperrt oder archiviert sein. Status in der Standortübersicht prüfen.

Auftrag kann nicht abgesendet werden

Standortdatenqualität ist nicht vollständig, eine Pflichtposition fehlt, der Wunschtermin fehlt oder eine gebindespezifische Bestätigung fehlt.

Auftrag nicht mehr bearbeitbar

Der Auftragsstatus liegt nicht mehr bei „Auftrag eingereicht“ oder „In Prüfung“.

Offene Aufträge können nicht geladen werden

Seite erneut laden beziehungsweise die im Portal vorhandene Schaltfläche „Erneut versuchen“ verwenden. Bei fortbestehendem Problem später das TBS-Serviceteam kontaktieren.

Passwort- oder Loginproblem

E-Mail-Adresse und Passwort prüfen. Bei weiterhin bestehenden Problemen das TBS-Serviceteam kontaktieren.

Ein zentraler Supportbereich im Portal ist in Vorbereitung. Bis zur Freigabe ist der schriftliche Kontakt zum TBS-Serviceteam über die bereits bekannten Servicewege möglich.

Zugang zum Canon Take Back Service Portal

Melden Sie sich an oder registrieren Sie ein Benutzerkonto, um anschließend Standorte anzulegen und Rücknahmeaufträge digital zu verwalten.

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